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Acuerdo de tratamiento de datos

Versión v0.1-preliminar-2026-09 · Vigencia: en revisión legal · Canal para tus derechos: datos@pyenzo.com

Versión preliminar 0.1 — en revisión legal. Este acuerdo es un borrador que está revisando un abogado y puede cambiar antes de su versión definitiva. Los textos entre corchetes son datos pendientes o notas para la revisión. Publicaremos cada versión en esta página con su fecha. Fecha de esta versión: 14 de septiembre de 2026.

Acuerdo de tratamiento de datos personales

Entre el restaurante que se registra en Pyenzo, identificado en el formulario con su razón social y NIT (o nombre y cédula, si es persona natural) y representado por quien aceptó este acuerdo (el responsable del tratamiento, en adelante, el cliente), y Pyenzo SAS, NIT [NIT], [dirección], Bogotá, Colombia, correo datos@pyenzo.com (el encargado del tratamiento, en adelante, Pyenzo). Este acuerdo se celebra conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y a los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012. Hace parte de los términos del servicio y se acepta junto con ellos.

En resumen

• Los datos de tu contabilidad, y los de tus clientes, empleados y proveedores que están en Siigo, son tuyos. Tú decides para qué se usan; nosotros solo los tratamos para darte el tablero y a Enzo.
• Leemos, no escribimos. Nunca modificamos nada en tu Siigo.
• Guardamos y procesamos los datos en Microsoft (Azure, Fabric y Foundry), en centros de datos en Estados Unidos, bajo contrato y con cifrado.
• Si pasa algo con la seguridad de tus datos, te avisamos rápido y con detalle.
• Cuando termines el servicio, te entregamos una copia si la pides y borramos todo en treinta (30) días.
• Si un cliente o empleado tuyo quiere ejercer sus derechos sobre sus datos, te ayudamos a responder.

Lo que sigue es el texto con valor contractual. Si hay diferencia entre el resumen y las cláusulas, priman las cláusulas.

1. Alcance y objeto

El cliente encarga a Pyenzo el tratamiento de los datos personales contenidos en su contabilidad en Siigo Nube, exclusivamente para prestar el servicio descrito en los términos. Pyenzo actúa por cuenta del cliente, sigue sus instrucciones (contenidas en este acuerdo, en los términos y en la configuración que el cliente haga dentro del servicio) y no toma decisiones propias sobre las finalidades ni sobre los medios esenciales del tratamiento.

Quedan por fuera de este acuerdo los datos de la persona que llena el formulario de registro y de los usuarios que entran al tablero: sobre esos datos Pyenzo es responsable y aplica el aviso de privacidad.

2. Datos y titulares

Categorías de datos que Pyenzo lee de Siigo: facturas de venta y sus detalles; clientes (nombre o razón social, tipo y número de identificación, correo, teléfono, dirección, ciudad); proveedores y contactos; vendedores y usuarios (nombre, identificación, correo); productos, precios e impuestos; sedes, centros de costo y medios de pago; y los datos derivados que Pyenzo genere a partir de ellos (agregados, indicadores, respuestas del asistente). Titulares: clientes del restaurante, empleados y vendedores, proveedores y contactos, y el propio dueño o representante legal. Pyenzo no busca ni usa datos sensibles ni datos de menores; si aparecieran de forma incidental en la contabilidad, no se usan para ninguna finalidad distinta de las de este acuerdo y se suprimen con el resto de la información.

3. Finalidades y actividades del encargado

Pyenzo trata los datos únicamente para:

• Leerlos desde Siigo con las credenciales de solo lectura que entrega el cliente.
• Almacenarlos, transformarlos y organizarlos para construir y actualizar el tablero de ventas y metas.
• Calcular indicadores, metas y comparaciones.
• Permitir que el asistente (Enzo) responda preguntas de los usuarios autorizados del restaurante con base en esos datos.
• Generar copias de respaldo y registros técnicos necesarios para operar con seguridad.
• Dar soporte técnico al cliente.

Cualquier otra finalidad requiere instrucción escrita del cliente y, si aplica, autorización de los titulares. Pyenzo no usa los datos para fines propios, no los combina con datos de otros restaurantes de forma que identifique personas, no los usa para publicidad ni perfilamiento, no los vende ni los cede, y no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial de uso general. [Abogado: confirmar redacción frente al contrato con Microsoft para Azure AI Foundry.]

4. Instrucciones y política del responsable

Si el cliente tiene una política de tratamiento de la información propia, Pyenzo se compromete a aplicar las obligaciones que ella le imponga como encargado; el cliente debe enviarla a datos@pyenzo.com. Si el cliente no la tiene, Pyenzo aplica como mínimo los principios de la Ley 1581 de 2012 y las medidas descritas en este acuerdo. Si una instrucción va contra la ley, Pyenzo lo informa antes de cumplirla.

5. Obligaciones de Pyenzo como encargado

Pyenzo se compromete a:

• Tratar los datos, a nombre del cliente, conforme a la política de tratamiento del cliente y a las finalidades que los titulares autorizaron, y en todo caso conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012 (legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad).
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por identidad y por roles con autenticación reforzada, separación de datos por restaurante, credenciales de Siigo cifradas y de uso exclusivo del proceso de lectura, registro de accesos, copias de respaldo, monitoreo de alertas y revisión periódica de permisos.
• Guardar confidencialidad sobre los datos, durante la vigencia de este acuerdo y después de terminado, y exigir lo mismo a todo el personal de Pyenzo con acceso a ellos.
• Acceder a Siigo únicamente con permisos de lectura y tratar solo los datos necesarios para las finalidades pactadas.
• Permitir el acceso a los datos solo a personas autorizadas del cliente y de Pyenzo.
• Actualizar, rectificar o suprimir datos cuando el cliente lo instruya, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Tramitar las consultas y reclamos de titulares según el artículo 18 de la Ley 1581: si un titular se dirige a Pyenzo, Pyenzo informa al cliente en máximo dos (2) días hábiles y colabora para responder dentro de los plazos legales (diez días hábiles para consultas, quince para reclamos).
• Insertar la leyenda «reclamo en trámite» o «información en discusión judicial» cuando corresponda.
• Informar al cliente, y a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la ley lo exija, los incidentes de seguridad según la cláusula 7.
• Abstenerse de circular los datos a terceros distintos de los subencargados autorizados en la cláusula 8.
• Informar al cliente cuando una autoridad le solicite datos, salvo que la ley se lo prohíba.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Poner a disposición del cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo y atender, con aviso razonable y máximo una vez al año salvo incidente, verificaciones sobre sus medidas de seguridad.

6. Obligaciones del cliente como responsable

• Garantizar que cuenta con la autorización de los titulares, o con otro fundamento legal, para tratar los datos que registra en Siigo y que conecta a Pyenzo, y tener una política de tratamiento de datos personales.
• Entregar credenciales de la API de Siigo legítimas y de solo lectura, mantenerlas vigentes y avisar si cambian o se revocan.
• Garantizar que la persona que acepta este acuerdo está facultada para hacerlo.
• Designar quién tiene acceso al tablero y retirar accesos cuando corresponda.
• Atender directamente las consultas y reclamos de sus titulares, con el apoyo de Pyenzo.
• Dar a Pyenzo cualquier instrucción sobre el tratamiento por escrito, al correo datos@pyenzo.com.

7. Incidentes de seguridad

Si Pyenzo conoce un acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación de datos del cliente, le avisa al correo del dueño o representante legal sin demora injustificada y a más tardar dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a conocerlo. El aviso incluye: qué pasó, qué datos y titulares pueden estar afectados, qué medidas tomó Pyenzo y qué se recomienda al cliente. Pyenzo apoya al cliente en el reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda, hace su propio reporte cuando la ley se lo exija como encargado, informa al cliente de ese reporte y lleva registro del incidente. [Abogado: confirmar el plazo interno de 72 horas y el plazo de reporte al RNBD (quince días hábiles según la Circular Externa 002 de 2015 de la SIC) si aplica; confirmar si reportan el responsable, el encargado o ambos.]

8. Subencargados y transmisión internacional

El cliente autoriza a Pyenzo a usar el siguiente subencargado para alojar y procesar los datos:

• Microsoft Corporation: Microsoft Azure (infraestructura, identidad y almacenamiento de secretos), Microsoft Fabric (almacenamiento y procesamiento de datos, y tablero) y Azure AI Foundry (modelos de lenguaje que usa Enzo). Los datos se almacenan y procesan en centros de datos ubicados en Estados Unidos, bajo los términos de servicio y el adendo de protección de datos de Microsoft, que incluyen obligaciones de seguridad y confidencialidad.

Pyenzo sigue siendo responsable frente al cliente por el cumplimiento de sus subencargados. Si Pyenzo quiere agregar o cambiar un subencargado que trate datos del cliente, avisa por correo con al menos treinta (30) días de anticipación; si el cliente no está de acuerdo, puede terminar el servicio sin penalidad antes del cambio. El cliente, como responsable, autoriza la transmisión internacional de los datos a Estados Unidos con el alcance de este acuerdo. [Abogado: ajustar al artículo 26 de la Ley 1581, a los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 sobre transferencia y transmisión internacional, y a la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC sobre países con nivel adecuado.]

9. Devolución y supresión al terminar

• Al terminar el servicio, por cualquier causa, Pyenzo deja de leer datos de Siigo y suprime las credenciales de la API de inmediato.
• Durante los treinta (30) días siguientes, el cliente puede pedir una copia de sus datos en un formato de uso común (por ejemplo, archivos CSV o Excel). Pyenzo la entrega sin costo.
• Vencido ese plazo, o antes si el cliente lo pide, Pyenzo suprime de forma definitiva todos los datos del cliente de sus sistemas activos y de las copias de respaldo en su siguiente ciclo de rotación, que no supera [número] días, y entrega constancia escrita de la supresión si el cliente la pide.
• Se exceptúan únicamente los datos que Pyenzo deba conservar por obligación legal (por ejemplo, la constancia de aceptación de este acuerdo), que quedan bloqueados y solo se usan para ese fin, por el tiempo que la ley indique.

10. Vigencia

Este acuerdo rige desde que el cliente lo acepta en el formulario de registro y mientras exista la relación de servicio, incluido el periodo de prueba. Las obligaciones de confidencialidad y de supresión se mantienen después de terminado, hasta que se cumplan. Si los términos del servicio y este acuerdo entran en conflicto en algo relacionado con datos personales, prima este acuerdo.

11. Responsabilidad

Cada parte responde por el incumplimiento de sus propias obligaciones bajo la ley de protección de datos. Pyenzo responde frente al cliente por los daños que cause su incumplimiento de este acuerdo o el de sus subencargados, en los términos de la cláusula de responsabilidad de los términos del servicio, sin que esa limitación aplique a las obligaciones que la ley no permite limitar.

12. Aceptación y contacto

Este acuerdo se acepta por medios electrónicos en el formulario de registro, en las condiciones descritas en la cláusula de aceptación electrónica de los términos del servicio: Pyenzo registra fecha y hora, versión, dirección IP, correo, nombre y cargo de quien aceptó. Quien acepta declara que está facultado para obligar al restaurante. Toda comunicación sobre este acuerdo se dirige a datos@pyenzo.com y, del lado del cliente, al correo del dueño o representante legal registrado.

13. Ley aplicable

Este acuerdo se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

Puntos por confirmar en la revisión legal

• NIT y dirección de Pyenzo SAS.
• Plazo de notificación de incidentes y quién reporta a la SIC.
• Fundamento y redacción de la transmisión internacional a Microsoft (Estados Unidos).
• Ciclo de rotación de copias de respaldo.
• Si conviene un anexo técnico con las medidas de seguridad.
• Coordinación con el aviso de privacidad y con la política de tratamiento de Pyenzo.

Versión 0.1 — borrador del 14 de septiembre de 2026. Pendiente de revisión legal.

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